22 bước để mở một quán cafe như trong mơ!

Trong bài viết sau chúng tôi sẽ đưa ra những bước khá quan trọng để bắt đầu công việc kinh doanh quán cà phê. Đây chắc chắn không phải một con đường được trải hoa hồng vì chắc bạn biết đây là một mô hình mang tính cạnh tranh khá cao.

Lập kế hoạch kinh doanh quán cafe qua 22 bước cơ bản

Thay vì ngồi suy nghĩ thì bạn hãy viết ra tất cả những kế hoạch của mình ra giấy và từng bước thực hiện nó. Nếu bạn thực hiện những bước này trôi chảy và dễ dàng cũng đừng chủ quan vì việc gì cũng sẽ có rủi ro.

Mỗi người sẽ có 1 chí hướng và cách thức kinh doanh khác nhau. Điều này là chắc chắn. Tùy theo ngân sách, vị trí, sự sáng tạo,... của mỗi người sẽ sỡ hữu cho mình 1 bản kế hoạch kinh doanh khác nhau. Nêu những bước sau đây đã được tinh lọc và rút ra những ý cơ bản nhất dành riêng cho mô hình kinh doanh quán cafe.

Bước 1: Tìm hiểu kỹ càng về cafe và ngành bán lẻ ở địa phương – nơi bạn muốn kinh doanh.

Tất nhiên rồi, trước khi bắt đầu một công việc gì cũng cần tìm hiểu rõ ngọn nguồn. Tìm hiểu càng kỹ thì bạn lại càng tự tin. Bạn sẽ nắm bắt được xu hướng kinh doanh tại địa phương. Những điều thuận lợi và bất lợi trong việc kinh doanh. Từ đó tự rút ra được những tips cho riêng mình. Cũng nên làm quen và hỏi ý kiến những chuyên gia trong ngành.

Dù bạn có mở một quán cafe nhỏ thôi thì cũng nên chịu khó làm công việc trên – Tìm hiểu. Nếu chia nhỏ ra thì những gì bạn phải tìm hiểu có thể là:

• Giá cả bất động sản tại khu vực bạn nhắm đến.
• Tham khảo những mẫu thiết kế quán cafe đẹp hoặc những quán cafe ăn khách hiện nay.
• Cách pha cafe bằng máy, thủ công,...
• Tỷ lệ cạnh tranh và những đối thủ cạnh tranh.

Bạn không làm trong ngành thiết kế hay nghệ thuật, nhưng với công nghệ phát triển, bạn có thể biết thế giới đang có bao nhiêu phong cách thiết kế và hiện tại phong cách nào đang là xu hướng. Như vậy, khi bạn làm việc với nhà thiết kế - Kiến trúc sư sẽ dễ dàng tìm được tiếng nói chung hơn. 
Về cơ bản thì thiết kế quán cafe sẽ khác hoàn toàn so với thiết kế căn hộ, nhà ở. Mặc dù cùng chung các phong cách thiết kế là Hiện đại, Scandinavian, Industrial, Vintage,...

>>> Tham khảo: Những quán cafe có phong cách - chủ đề nội thất đẹp, được yêu thích

Bước 2: Quyết định và bắt đầu công việc

Có nhiều người sau khi tìm hiểu đã bỏ cuộc. Vì thế bước quyết định rất quan trọng. “Sợ thất bại thì đã là một thất bại rồi”

Kinh doanh 1 loại hình gì đó nói chung đã là rất khó khăn. Đòi hỏi nhiều yếu tố khác nhau. Nhưng khi bạn quyết định “làm” thì bạn đã thành công và từng bước tiến lên phía trước rồi.

Nếu bạn không sớm quyết định, cơ hội sẽ rơi vào tay người khác

Bước 3: Tổ chức lại cuộc sống của bạn để thích nghi với 1 chặng đường mới mang tên “Kinh doanh”.

Bạn cần lên một chiến lược quản lý thời gian và tài chính cá nhân. Để chuẩn bị tốt nhất cho nền tảng kinh doanh của bạn. Đặc biệt cần thiết nếu bạn đã lập gia đình.

Bước 4: Nghiên cứu những sự lựa chọn địa điểm cho quán cafe – trà sữa.

Đây là một yếu tố rất quan trọng đòi hỏi bạn phải có một sự lựa chọn thông minh. Rẻ thôi chưa đủ, mặt bằng phải phù hợp. Bạn phải tìm được địa điểm tối ưu mà có thể tiếp cận được hầu hết đối tượng khách hàng bạn muốn hướng đến. Địa điểm càng thuận lợi thì chi phí dành cho Marketing sẽ càng giảm, khi quán đi vào hoạt động.

Ví dụ: Đối tượng KH của bạn là học sinh – sinh viên – thì địa điểm gần trường học sẽ là tối ưu,...

Bạn cần dành thêm thời gian cho bước này. Đưa ra được cho mình ít nhất 2-3 sự chọn. Sau đó so sánh các địa điểm dựa theo các chỉ tiêu: Mức độ cạnh tranh, vị trí, diện tích, an toàn, dân số trong khu vực, giao thông...

Cũng đừng cố tìm những vị trí “Đắc địa”. Có khi bạn sẽ ra về trong thất vọng. Và nếu được cũng sẽ ảnh hưởng đến ngân sách ban đầu của bạn.        

Bước 5: Nghiên cứu thị trường mục tiêu.

Hãy tập quen với khái niệm này. Và đừng nghĩ chỉ có doanh nghiệp, công ty lớn mới cần bước này. Bạn mở một quán cafe mà bạn không biết “Khách hàng của bạn là ai?” thì thật thiếu sót.

Ngoài khách hàng là ai, thì khách hàng đến vào sáng sớm hay tối khuya? Đi bộ hay đi xe? Số lượng khách đi xe hơi nhiều không?,... tất cả dạng câu hỏi như thế này đều rất quan trọng.

Bên cạnh đó bạn cần phân tích thị trường để biết đâu là xu hướng tiêu dùng hiện tại. Thực trạng hiện nay, nhiều chủ đầu tư chú trọng đến hình thức: thức uống Châu Âu – Latte, Espresso,... mà thực tế hầu hết khách hàng mục tiêu hiện tại của bạn lại thích cafe pha phin và không cảm được vẻ đẹp của những ly Latte.

Nếu bạn là chủ đầu tư thì hãy lùi lại một bước để nhìn được rõ hơn và tránh xảy ra sai lầm khi đứng trên cương vị là một Khách hàng. Họ muốn gì!

Bước 6:  Nhân lực – Bạn có thể bỏ qua bước này nếu quán cafe của bạn hoàn toàn có máy phục vụ mà không cần con người.

Nếu bạn muốn thuê người thì ít nhất bạn cũng nên tìm hiểu một chút về thuế cũng như luật lao động chứ nhỉ.

Bên cạnh đó bạn nên quan tâm đến quy trình tuyển dụng, định biên nhân sự tại quán. Và xây dựng nên các chính sách quản lý, quản trị nhân sự.

Cần tạo điều kiện và môi trường để kích lệ nhân viên. Nên nhớ ổn định nhân sự sẽ là một yếu tố rất quan trọng trong kinh doanh F&B

Hiện nay việc này không khó như trước nhờ sự xuất hiện của Internet. Cả người lao động và nhà tuyển dụng hầu như đều sử dụng Internet cho mục đích của mình.

Bước 7: Quyết định tên và logo cho quán cà phê.

Bước này thực ra khó hơn bạn nghĩ. Đây là bước quyết định một phần nào thành công và dấu ấn quán cafe của bạn với Khách hàng.

Nếu bạn đã tìm được một cái tên ưng ý thì nên tìm thử trên mạng tìm kiếm xem tên đó đã được sử dụng chưa. Và có nhiều nơi sử dụng hay không. Đừng bao giờ nghĩ ý của mình là độc nhất.

Hãy chọn một cái tên ngắn gọn, dễ nhớ. Và chắc chắn cái tên này sẽ theo mình suốt đời.

Còn logo cũng hãy thật ấn tượng nhé!           

Bước 8: Lựa chọn Concept yêu thích cho quán cafe.

Bạn đã tham khảo nhiều mô hình, concept trên mạng rồi đúng không? Đã đến lúc bạn chọn cho riêng bạn rồi đây.

Quán cafe phong cách Rustic dễ dàng gây ấn tượng mạnh

Đây là bước có thể nói là quan trọng nhất. Vì khi đã chọn, thì Concept này sẽ theo bạn cùng mô hình kinh doanh 1 thời gian dài. Đến khi mô hình kinh doanh của bạn cần cải tạo hoặc đóng cửa.

Một số ví dụ về những mô hình quán cafe phổ biến hiện tại:

Palma The Garden Coffee - Mô hình quán cafe máy lạnh sân vườn

Nhà Của Mị - Mô hình quán cafe Tây Bắc

Indochine Coffee - Mô hình quán cafe indochine

Chidori Coffee & Tea - Mô hình quán cafe nhà thép

Aloha Coffee - Mô hình quán cafe Địa Trung Hải

BrewLab Coffee - Mô hình quán cafe hiện đại

New Koi Coffee - Mô hình quán cafe cá Koi

Vì thế hãy thật thận trọng và đầu tư cho bước này. Bạn là một người có con mắt thẩm mỹ tốt thì thật hay. Mọi sự lựa chọn sẽ dễ dàng hơn. Nếu không, khuyên bạn đừng nên tiết kiệm mà lựa chọn ngay cho mình một đơn vị thiết kế nội thất quán cafe – trà sữa chuyên nghiệp.

Nếu bạn đi 10 quán cafe mà không để lại ấn tượng gì riêng, 10 quán đều như nhau, thì chắc hẳn đều không được lên Concept – thiết kế ngay từ ban đầu.

Rất nên dành một phần trong ngân sách cho bước này. Hiện nay, có rất nhiều công ty thiết kế uy tín. Bạn sẽ không khó khăn trong việc thực hiện bước này.

Bạn có thể tiết kiệm chi phí bằng cách lựa chọn đơn vị thiết kế - thi công nội thất quán cafe trọn gói.

>>> Xem thêm: Những quy tắc thiết kế - thi công nội thất quán cafe trọn gói tại đây

Bước 9: Lên thực đơn

Những gì bạn phục vụ trong thực đơn sẽ liên kết mọi thứ quán cafe lại với nhau. Vì những thứ trong này chi phép bạn đáp ứng mong muốn và thỏa mãn nhu cầu của Khách hàng.

Hãy thiết lập các mục trong menu một khách khoa học và bài bản. Ngoài ra, thiết kế 1 tập Menu thu hút. Tạo ấn tượng tốt cho Khách hàng trước khi họ sử dụng dịch vụ của bạn.
Đây là lý do vì sao nhiều quán cafe, nhà hàng để 1 cuốn menu lớn trước cửa ra vào.

 Bước 10: Lên danh sách các thiết bị cần có

Một lời khuyên là bạn hãy lựa chọn những thiết bị cho 1 quán cafe dựa trên ngân sách ban đầu của mình. Vì bạn dễ dàng bị cuốn theo mẫu mã, chất lượng, xuất xứ của chúng.

Ngoài những thiết bị pha chế quán cafe như máy pha, xay cafe, tủ lạnh, máy xay sinh tố,... thì một trong những vật dụng phục vụ việc bán hàng không thể thiếu là máy tính tiền in hóa đơn. Đây là thiết bị giúp tiết kiệm thời gian phục vụ, bán hàng và quản lý đến 70% so với việc ghi giấy tay thông thường.

Có nhiều dòng máy tính tiền bạn có thể lựa chọn tùy vào nhu cầu sử dụng và ngân sách của mình.

1/ Dòng máy tính tiền thu ngân PosApp PAL

Máy tính tiền là vật dụng bắt buộc phải có trong quầy thu ngân của một quán cafe. Hiện nay, máy tính tiền không chỉ nhận order - thanh toán tiền đơn thuần nữa mà đã có thêm nhiều tính năng mở rộng khác. Đơn cử là series dòng máy thu ngân PAL PosApp, có hơn 20 tính năng giúp tối ưu quy trình bán hàng ở mức cao nhất. Phù hợp với mọi mô hình kinh doanh như: thanh toán tại quầy, bán mang đi, thanh toán sau,...

Dòng PAL PosApp có hai phiên bản là PAL 1 màn hình và PAL 2 màn hình.

2/ Dòng máy tính tiền cầm tay PosApp PAC

Nếu như máy tính tiền in bill PAL phù hợp với mọi mô hình kinh doanh thì dòng máy bán hàng cầm tay vượt trội hơn cả trong mô hình xe đẩy, take-away,...

Hơn thế nữa, PAC PosApp còn thể hiện sự ưu việt của mình khi kết hợp cùng máy PAL PosApp tạo thành hệ sinh thái bán hàng. Hệ sinh thái máy tính tiền PosApp chính là giải pháp tốt nhất đối với những quán không gian rộng / nhiều tầng/ nhiều khu vực.

Dòng PAC PosApp có 2 phiên bản gồm PAC 1 và PAC 2 với tính năng tương tự nhau.

3/ Máy in tem nhãn dán lên ly cốc

Máy in tem chắc chắn là một sản phẩm không thể bỏ qua khi muốn tối ưu quy trình bán hàng trong quán cafe hay bất kì quán nước nào khác. Có vô số dòng máy in hiện nay, nhưng chỉ có một số ít mới là thiết bị bán hàng chất lượng mà bạn nên dùng. Một trong những dòng máy in tem nhãn nổi trội trong phân khúc phải kể đến là dòng máy in tem PA PosApp.
Có 2 sự lựa chọn cho những nhu cầu bán hàng khác nhau. Một dòng máy in tem PA PosApp kết nối USB và dòng máy in tem PA 2 kết nối cả cổng USB lẫn cổng LAN.

Ngoài cổng kết nối, cả hai thiết bị bán hàng in tem đều có cấu hình tương tự nhau như sau:
• Công nghệ: in nhiệt trực tiếp
• In qua qua cổng USB
• Tốc độ in: 110mm/s (khoảng 400-620 tem/phút)
• Bộ nhớ: 2Mb Flash, 2Mb DRAM

4/ Thẻ báo rung tự phục vụ
Đối với những quán lớn/ nhiều tầng thì một bộ thẻ order báo rung tự phục vụ gần như là thiết bị vô cùng cần thiết. Khi sử dụng bộ thẻ order tự phục vụ, bạn có thể tiết kiệm được thời gian và công sức của phục vụ khi không cần tìm kiếm từng khách một nữa. Ngoài ra, khi có thẻ báo rung tự phục vụ, bạn có thể an tâm không còn tình trạng nhầm món/ sót món như lúc trước.

Cấu hình bộ thẻ order báo rung tự phục vụ:
• Gồm 1 chân cắm với bộ phát điều khiển trung tâm có nút bấm
• 16 thiết bị thẻ rung 
• 3 chế độ báo hiệu: rung, nháy đèn, kêu beep
• Phạm vi của sóng kết nối: ~100 m²
Bạn có thể tham khảo thêm các thiết bị bán hàng tại website: https://posapp.vn/thiet-bi-ban-hang

Ngoài những thiết bị máy móc - pha chế, cũng phải chú ý đến những thiết bị nội thất như bàn ghế cafe, cây xanh, đèn trang trí,...

Nội thất Z Coffee - Đồng Nai phối hợp hoàn hảo giữa bàn ghế - không gian - trang trí

>>> Xem thêm: Những quán cafe có nội thất đẹp

Lại nói một chút về nội thất - bàn ghế cho quán cà phê. Một điều mà Chúng tôi thấy nhiều quán cafe trước đến nay thường xuyên mắc sai lầm, đó là "tham lam". Họ quên mất diện tích mặt bằng họ lựa chọn lúc đầu, rồi sau đó lựa chọn những bộ bàn ghế "đồ sộ" chiếm hết không gian. Khi chính bạn là kiến trúc sư của riêng mình thì rất rất nên chú ý điểm này.
Trở lại BƯỚC 1 - TÌM HIỂU. Hãy tham khảo để có một số hiểu biết nhất định về kích thước của ghế gỗ, ghế sofa, ghế sắt sân vườn,... Mỗi loại sẽ có 1 kích thước riêng để phù hợp với mục đích sử dụng của loại ghế đó.

Chúng tôi giới thiệu đến bạn 2 bài viết về kích thước dành riêng cho ghế cafe và tầm quan trọng của chúng đối với nội thất 1 quán cafe,

>>> Kiến thức về kích thước ghế cafe
>>> Tầm quan trọng của nội thất - bàn ghế trong từng không gian diện tích

Bước 11: Viết một bản kế hoạch kinh doanh gửi cho chính mình.

Một bản kế hoạch kinh doanh là hoàn toàn cần thiết cho bất kỳ loại hình kinh doanh nào. Hãy thực hiện và gửi nó cho chính mình hay những người góp vốn. Hãy để mọi việc được bắt đầu được thuận lợi và chuyên nghiệp.

Bước 12: Đảm bảo tài chính cho dự án của bạn.

Bạn luôn cần có một khoản vốn dự phòng cho dự án của mình. Rất ít – hầu như không một quán cafe nào ban đầu đã có lãi hoặc hòa vốn. Họ đều xác nhận rủi ro và có những phương án dự phòng khác nhau.

Bạn nên chuẩn bị đủ vốn để quán hoạt động không lãi trong vòng 2-3 tháng.

Bước 13: Quán cafe của bạn có gì đặc biệt hơn so với những quán khác.

Mỗi người trong chúng ta đều có những đặc điểm nhận dạng riêng. Quán cafe cũng vậy. Khách hàng đến với quán bạn lần đầu tiên có thể vì nhiều lý do: Tò mò, quen biêt, tiện đường,... Nhưng nếu trở lại lần thứ 2, 3, 4,... thì chỉ có 1 lý do: Quán bạn để lại ấn tượng trong lòng họ.

Người ta nhớ đến Thức Coffee nhờ cửa hàng mở 24/7

Nếu điểm ấn tượng đó không nằm ở không gian nội thất quán cafe, thì phải nằm ở thực đơn, dịch vụ,...

Bước 14: Tìm hiểu những vị trí kinh doanh “đắc địa”.

Ở trên, có nói không nên quá dành thời gian cho những vị trí như vậy. Nhưng nếu có thời gian, đây cũng là một việc nên làm. Ngoài những sự lựa chọn địa điểm mà bạn đã nhắm. Thì hãy tìm 1-2 vị trí tiềm năng cho phương án dự phòng. Biết đầu ngân sách cho phép hoặc bạn được bơm thêm ngân sách từ một ai đó.

Bước 15: Điểu chỉnh sao cho phù hợp với thực tế tài chính của bạn

Bạn là “Dreamer” – có những ý tưởng và khái niệm kinh doanh độc đáo. Nếu bạn cố thực hiện với một ngân sách hạn chế thì mọi thứ đều đổ sông đổ bể.

Là một kẻ mộng mơ nhưng cũng phải có lý trí vững vàng. Vì đây là kinh doanh.

Bước 16: Thử đếm số lượng khách hàng

Sau khi đã nhắm được một vài địa điểm kinh doanh. Bạn hãy thử đếm số lượng khách hàng mà bạn ước chừng. Việc này tương đối khó nhưng bạn vẫn nên thử xem.

Số lượng khách địa phương là bao nhiêu người? Số lượng người đi xe máy, xe hơi,...

Cảm giác khi kết quả thực tế đúng hoặc vượt hơn dự tính thực sự sẽ tiếp thêm sức mạnh cho bạn.

Bước 17: Tìm kiếm nhân tài

Như đã nói ở trên, internet hiện nay có nhiều công cụ giúp bạn trong việc này. Bạn chỉ có cặp mắt nhìn người và tính toán đưa ra mức lượng hợp lý thì không sợ  không có nhân tài ứng tuyển.

Bước 18: Kiểm tra trước khi ký Hợp đồng.

Là bước xây dựng nền tảng nên khi ký hợp đồng - ở bất kỳ hạng mục nào bạn cũng nên kiểm tra kỹ trước khi khi.

Trước khi ký hợp đồng thuê mặt bằng thì nên xem rõ điều khoản, thời gian thuê,...

Bước 19: Mở một tài khoản ngân hàng riêng cho quán cafe

Đây có lẽ là 1 điều còn khá mới mẻ. Những cũng là việc cần thiết. Việc này giúp bạn tách biệt tài chính cá nhân và kinh doanh. Đặc biệt cần thiết nếu mô hình này có sự góp vốn của cá nhân khác ngoài bạn.

Bước 20: Chọn một ngày để khai trương

Với những nước Á Đông, việc chọn ngày khá đặc biệt. Họ sẽ xem ngày tốt cho quán.
Ngoài ra, việc chọn ngày khai trường còn để giúp bạn lên kế hoạch thời gian chuẩn bị moi thứ cho ngày ra mắt đứa con tinh thần của mình.

Bước này liên quan phần nào đến phong thủy

Phong thủy ở Việt Nam rất được quan tâm và cẩn trọng. Dù bất cứ ngành nghề kinh doanh nào cũng muốn có 1 vị trí phong thủy tốt nhất. "Có kiêng, có lành" thường không sai bao giờ. 
Mở một quán cafe thì yếu tố này càng được chú ý. Địa điểm mặt bằng hợp phong thủy gia chủ hay không? Thiết kế nội thất phong cách, màu sắc chủ đạo nào thì hợp, đặt bàn ghế cafe ở vị trí nào trong không gian,...

Có vô số vấn đề có thể bàn ở đây. Nếu bạn thật sự quan tâm và có niềm tin nhất định thì có thể tham khảo thêm ở bài viết:

>>> Lựa chọn bàn ghế hợp phong thủy có thể tạo ra sự thay đổi lớn về doanh thu

Bước 21: Lên kế hoạch quảng cáo

Ở thời buổi 4.0 thì Marketing cũng đã khác. Bất kỳ doanh nghiệp lớn – nhỏ, thậm chí là một quán cafe bình thường cũng cần có những chiếc lược quảng cáo cho hiệu quả.

Bạn đầu tư vào gì nhất, quán bạn có gì đặc biệt, thu hút ở điểm gì nhất?,... Bạn phải đưa những điểm này đến với càng nhiều người càng tốt. Ban đầu, chúng ta cần 1 lượng khách nhất định. Còn sau đó, họ có trở lại hay không thì đó lại là một câu chuyện khác.

        Bước 22: Tạo sự thoải mái nhất cho Khách hàng

Bước cuối cùng này khá rộng và trừu tượng. Khách hàng một khi lựa chọn quán cafe là điểm đến thì tất nhiên muốn tìm sự thư giãn, thoải mái. Có nhiều yếu tố ảnh hưởng đến tâm lý này của Khách hàng.

• Không khí quán

• Thái độ phục vụ của nhân viên

• Sự êm dịu của những bộ bàn ghế cafe.

• Nước uống,...

Hãy ở vị trí của một Khách hàng để cảm nhận, nắm bắt được tâm lý của Khách là bước đầu thành công.

Đây là bước quan trọng nhất và giúp cái tên quán cafe của bạn luôn nằm trong tâm trí của Khách hàng.

Đây chỉ là 22 bước cơ bản và với chúng tôi, nó quan trọng. Và tất nhiên, kinh doanh nào cũng có xác xuất rủi ro. Chúng tôi mong bạn tìm được con đường kinh doanh riêng biệt. Và thành công với những gì mình chọn

>>> Xem thêm: Những mẫu thiết kế quán cafe đẹp xu hướng hiện nay